Logični format propratnog pisma često vam može pomoći da predstavite svoje argumente i priču.
Format propratnog pisma za administrativnog asistenta treba da sadrži sledeće elemente:
Format propratnog pisma za administrativnog asistenta treba da obuhvati celokupni osnovni prikaz načina na koji olakšavate posao rukovodiocima. Lako je nazvati sebe „korisnim“ , ali mnogo je teže detaljno opisati kako s lakoćom obavljate više zadataka odjednom, razumete radne stilove onih kojima podnosite izveštaje i željni ste da naučite specifične odlike delatnosti. Primer propratnog pisma na kraju ovog pasusa dobro prikazuje ovaj pristup.
Sveobuhvatni vodič za propratno pismo nudi opšte savete o tome kako sastaviti propratna pisma, ali u nastavku ćete pronaći konkretne savete o tome kako da u najvećoj meri poboljšate efikasnost svakog pasusa i dela pisma ponaosob.
U prošlosti, zaglavlje je imalo važnu ulogu u formalnom adresiranju propratnih pisama poslatih poštom. Danas se većina prijava podnosi onlajn, pa je osnovna svrha zaglavlja da identifikuje dokument kao vaš. U mnogim velikim organizacijama, propratno pismo može da kruži od stola do stola. Važno je da vaše zaglavlje sadrži neophodne informacije, kao što su vaše ime, broj telefona i ostali kontakt detalji kako bi menadžer za zapošljavanje mogao brzo i lako da stupi u kontakt sa vama.
Cilj zaglavlja propratnog pisma: Uključite važne kontakt detalje bez komplikacija. Privucite pažnju na samo pismo i učinite da ga menadžer za zapošljavanje dobro zapamti.
Vaš pozdrav je kratka rečenica, ali je jedna od najvažnijih kojom pokazujete da razumete profesionalni ton potencijalnog poslodavca. Kao opšte pravilo, ako niste sigurni koji ton da koristite, bolje je da igrate na sigurno sa formalnijim pozdravom koji uključuje prezime menadžera za zapošljavanje (ako ste upoznati sa njim). Međutim, postoje određene situacije kada ležerniji pozdrav može pokazati da zaista razumete atmosferu na radnom mestu i da biste se dobro uklopili. Uopšteno, pozdravi poput „Zdravo“ ili „Ćao“ mnogo bolje funkcionišu kada se propratno pismo šalje u telu imejla.
Cilj pozdrava u propratnom pismu: Počnite svoje pismo tonom poštovanja koji prepoznaje profesionalni stav kompanije.
Poštovana gospođo Šumić,
Kao administrativnom asistentu, neke od vaših glavnih veština trebalo bi da budu odlična komunikacija i efikasno pružanje usluga klijentima. Te osobine možete prikazati već na samom početku vašeg pisma tako što ćete se predstaviti na prijateljski i upečatljiv način. Ne postoji jedinstven pristup koji odgovara svima, ali odgovarajuća profesionalna anegdota ili neka druga snažna izjava mogu da pokrenu temu koja će voditi čitaoca kroz ostatak pisma. Pored toga, bićete korak ispred drugih kandidata koji su odlučili da izraze svoje interesovanje za određenu poziciju na suvoparan način.
Cilj uvoda u propratno pismo: Privući pažnju čitaoca snažnom i zanimljivom početnom rečenicom koja se prirodno nastavlja u telu pisma.
Još do detinjstva sam osećala veliko zadovolstvo kada uspevam da istovremeno držim više stvari pod kontrolom.
Na pametan način opisuje veštinu obavljanja više poslova istovremeno i strast prema tome. Ta jedna rečenica daje ideju o onome što sledi i predstavlja ličnost autora.
Telo je suština vašeg pisma. To je vaša prilika da se detaljnije bavite vašim najvećim dostignućima, motivacijama i veštinama. Vaš cilj treba da bude da ilustrujete svoje uspehe kroz brze primere koji objašnjavaju datu situaciju, akciju koju ste preduzeli i pozitivnu promenu koja je iz toga proistekla. Ovo je vaša prilika da se detaljnije osvrnete na oblasti iz svog CV-ja koje ne prikazuju u potpunosti vašu odlučnost ili sposobnosti. Samo se setite da treba da održavate dinamiku i uključite dovoljno informacija kako bi menadžer za zapošljavanje imao interesovanje da razgovara s vama da bi saznao više. Donji središnji deo šablona propratnog pisma koristi specifične podatke da potkrepi tvrdnju.
Kada osoba zapošljena u kompaniji Spajk zatraži administrativnu pomoć, treba da zna da će poslovni sektetar ne samo ispunjavati zadatke koji su mu povereni, nego da će ih obavljati prema najvišim standardima. To zahteva uvežbane organizacione veštine, mentalnu agilnost i fokusiranje na zadatke. Tokom mojeg petogodišnjeg administrativnog iskustva, nikada mi se nije desilo da ne ispoštujem zadate rokove i uvek sam dobijao najviše ocene za kvalitet rada. Poslovni sekretar mora da obavi sve njemu poverene zadatke kako treba.
Od poslovnog sekretara se očekuje da bude upoznat sa najnovijim tehnologijama, upotrebljava najsavremenije metode komunikacije i organizuje svoje vreme tako da bude od najveće moguće pomoći velikom broju ljudi. Moj nedeljni blog o produktivnosti ima 5500 pratilaca, tako da mi najnovija razmišljanja i prakse uopšte nisu strane.
Petogodišnje administrativno iskustvo me čini idelanim kandidatom zato što:
Prosto se radujem danima kada imam puno posla. Kada mi neprestano pristižu novi zahtevi i zadaci, ne dozvoljavam sebi da išta previdim sem kada znam da sam dao sve od sebe. U ulozi poslovnog sekretara, usvajanje stava da je najvažnije biti na usluzi drugima pomaže mi da njihov radni dan učinim uspešnijim uskakanjem i popunjavanjem praznina kad god i gde god je to potrebno.
Ako posedujem veštine da odlično obavim neki posao, ne postoji zadatak koji ne bih prihvatio. A ako ne posedujem odgovarajuće veštine, onda ću nastojati da ih naučim ili pitati nekoga da mi pomogne.
Cilj tela vašeg propratnog pisma: Detaljno se osvrnite na vaša najzanimljivija iskustva, razgovarajte o vašim strategijama rešavanja problema, pružite uvid u vaše sposobnosti i stil rada.
Želećete da završite svoje pismo u pozitivnom tonu koji efikasno odgovara na pitanje čitaoca: „Koju vrednost ova osoba donosi mojoj kompaniji?” Veoma važan aspekt zaključka je poziv na akciju. Ova izjava poziva menadžera za zapošljavanje da stupi u kontakt sa vama i može čak da sadrži vaše kontakt informacije, ako želite. Važno je da ostavite utisak optimistične i samopouzdane osobe, a da pritom ne zvučite navalentno. Zatim, završite pismo profesionalnim pozdravom. „S poštovanjem“, „Sve najbolje“ i „Srdačan pozdrav“ mogu odgovarati različitim delatnostima.
Ako vam se nakon svega navedenog čini da bih bio dobar dodatak vašem timu, bio bih vam zahvalan ako biste razmotrili moju prijavu. Nadam se da ću biti koristan i pouzdan dodatak vašem administrativnom timu.
S poštovanjem,
Danijel Matić