Pravilno formatiranje akademskog propratnog pisma zahteva dobru strukturu, dizajn i raspored. Propratna pisma bi skoro uvek trebalo da budu kraća od jedne strane i moraju da sadrže šest ključnih elemenata:
Zaglavlje propratnog pisma, poznato i kao memorandum, trebalo bi da bude privlačno dizajnirani odeljak na vrhu koji sadrži vaše ime, zanimanje, adresu, broj telefona i imejl. Ako imate LinkedIn profil ili neki drugi sajt koji ističe vaša akademska ili profesionalna dostignuća, to takođe možete uključiti.
Zaglavlje vam pruža najbolju priliku da date svom pismu stilski dizajn i raspored, sa promišljenom upotrebom tipografije, rasporeda i eventualno jedne dominantne boje. Vaše pismo bi trebalo da izgleda lepo i kada se samo baci pogled, pre nego što iko pročita prvu reč, stvarajući pozitivan vizuelni utisak čim se otvori. Pogledajte naš primer propratnog pisma za još ideja o kreiranju odličnog zaglavlja.
„Poštovani doktore Popoviću”, „Poštovana gospođo Jovanović” i „Poštovani gospodine Petroviću” su sve prikladni načini da napišete pozdrav u propratnom pismu. Konstrukcija poput „Nadležnom licu” baš i nije.
Uvek pokušajte da date ličnu notu propratnom pismu tako što ćete se njime obratiti osobi zaduženoj za obradu prijava za posao za koji konkurišete. Ako slučajno poznajete tu osobu lično, onda je takođe prihvatljivo da joj se obratite ličnim imenom, umesto prezimenom.
Ako ne znate ime osobe kojoj bi trebalo da pišete, potrudite se da ga saznate. Ako ne možete da nađete taj podatak na internetu, jednostavno nazovite poslodavca i pitajte. Ljudi vole da pročitaju svoje ime i verovatnije je da ćete dobiti odgovor na pismo u kom se obraćate osobi nego celoj kompaniji ili odeljenju.
Vaš prvi pasus, uvod u propratno pismo, je način na koji ostavljate prvi utisak i trebalo bi da krenete snažno. Precizirajte posao za koji konkurišete i započnite upečatljivom izjavom o tome zašto se ističete u svojoj oblasti.
Propratna pisma se često započinju godinama radnog iskustva kandidata. Za karijeru u akademskim krugovima je možda dobra ideja i pomenuti stepen obrazovanja koji imate i gde ste ga stekli. Započnite svojim jakim stranama i pokušajte da smislite uvod kojem regruter ne bi mogao da odoli.
U nastavku je uvod iz našeg primera akademskog propratnog pisma.
Poštovani profesore Vidanoviću
Uloga vanrednog akademskog predavača na Master studijama poslovne administracije u poslovnom departmanu Univerziteta u Nišu bila bi idealna nakom mog prelaska sa Novosadskog Univerziteta i nedavne ponude za pisanje serije knjiga.
Središnja dva ili tri pasusa vašeg pisma, telo teksta, moraju da pruže ubedljivu argumentaciju da ste vi prava osoba za taj posao. Detaljnije objasnite svoje radno iskustvo i akademska postignuća.
Takođe je korisno pomenuti ime institucije za koju konkurišete i zašto želite da radite tamo. Izbegavajte pisanje univerzalnog propratnog pisma koje bi moglo da se pošalje bilo kome, i obratite se lično poslodavcu kojeg ciljate.
Evo dela sa telom teksta iz našeg primera akademskog propratnog pisma: pisma:
Na Novosadskom Unverzitetu sam sedam godina držala širok spektar ekonomskih kurseva za studente prve godine master studija poslovne administracije. Posle petnaest godina poslovnog liderstva u oblasti finansija i tehnologije, sticanja sopstvene diplome Master poslovne administracije u okviru iste institucije, prešla sam na akademsku karijeru i stekla predavačke kvalifikacije. Prenošenje znanja sledećoj generaciji preduzetnika je jednako prijatno kao i rad na bilo kom novom proizvodu ili usluzi.
Moja MBA (Master poslovne administracije) specijalizacija je lanac snabdevanja i funkcija nabavke u smislu mog praktičnog iskustva, ali takođe predajem kurseve o upravljanju P&L, predviđanju, strategiji M&A i svim aspektima finansijskog planiranja. Objavila sam dve knjige i preko trideset stručnih radova o veštačkoj inteligenciji u poslovnom menadžmentu i upravo krećem sa pisanjem svoje treće knjige. Želela bih da budem deo institucije u kojoj moji studenti mogu da mi se pridruže u istraživanju ove oblasti koja se brzo razvija.
Zaključak, vaš poslednji pasus, može da posluži kao rezime i mesto gde ćete se zahvaliti, ali bi takođe trebalo da uključi i poziv kojim se primalac podstiče da odgovori. Možete reći da ste uvek dostupni putem kontakt informacija koje ste naveli, da očekujete odgovor i da biste bili oduševljeni da vas pozovu na razgovor. Navedite čitaoca da pomisli da bi trebalo da preduzme nešto povodom prijema vašeg pisma.
Završite pozdravom poput „Srdačno”, „S poštovanjem" ili slično, a zatim ostavite razmak i otkucajte svoje ime, kao što je prikazano u primeru akademskog propratnog pisma ispod. (Nema potrebe da zaista potpišete pismo u elektronskoj prepisci, iako možete dodati digitalni potpis ako želite) Pogledajte zaključak iz našeg primera akademskog propratnog pisma ispod.
U prilogu vam dostavljam primerak mojih objavljenih radova i nekoliko recenzija za moje knjige. Uvek pokušavam da podučavam koristeći primere iz stvarnog sveta u mojim lekcijama i govorim na više od 25 konferencija godišnje o najnovijim dostignućima u delatnosti. Rado bih prihvatila priliku za intervju u kome bismo detaljnije razmotrili moju poziciju.
S poštovanjem,
Danijela Banković
Razlog za pisanje propratnog pisma je uspostavljanje lične veze s menadžerom koji zapošljava. Iako je ovo formalno poslovno pismo, trebalo bi takođe da bude donekle lično. Možete odlučiti da izložite lične razloge za traženje novog posla i istaknete lične strasti koje su vas dovele do vaše oblasti.
Zamislite da ste vi menadžer nadležan za popunjavanje pozicije za koju konkurišete i da primite ovo pismo. Da li biste bili zainteresovani da upoznate osobu koja ga je napisala? Vaše pismo bi trebalo da odiše i kompetentnošću i samopouzdanjem, bez ikakvog prelaženja u arogantan ili prepotentan ton. Pokušajte da ostavite utisak osobe koja je i profesionalna i simpatična i pritom imajte na umu da niko ne želi da zaposli nekoga ko mu se ne sviđa.