Propratno pismo je vaše lično obraćanje menadžeru koji zapošljava — vaš pokušaj da uspostavite direktan razgovor koji vas može dovesti do posla. Cilj pisma je da istakne vaše iskustvo, veštine i kvalifikacije, a njegova svrha je da maksimalno poveća vaše šanse da dobijete posao.
Isto se može reći i za CV, ali CV je nešto manje ličan pregled vaše istorije zaposlenja i obrazovanja. Propratno pismo vam pruža priliku da direktno govorite potencijalnom poslodavcu na ličnom nivou. Ponekad ćete naići na poslodavca koji će vam izričito reći da ne šaljete propratno pismo, ili možda njegov sistem za obradu prijava dozvoljava da se doda samo CV. U takvim slučajevima, nemate drugu opciju osim da se pridržavate želja kompanije.
Međutim, osim ako vam je izričito rečeno da ne šaljete, uvek bi trebalo da priložite propratno pismo uz prijavu za posao. Jedina moguća šteta koju vam to može doneti je ako je vaše propratno pismo loše napisano ili nepravilno formatirano. Međutim, kada je pravilno napisano, propratno pismo može samo povećati vaše šanse za uspeh.
Propratna pisma za bilo koju profesiju obično bi trebalo da prate istu strukturu:
Računovodstvo - Elementi propratnog pisma za posao u računovodstvu
Pogledajmo svaku od ovih komponenti, njihovu svrhu i kako ih pravilno izraditi.
Naš sveobuhvatni vodič za propratna pisma nudi opštije savete o tome kako sastaviti propratna pisma i više primera propratnih pisama. Ali, u nastavku ćete pronaći specifične savete o tome kako maksimalno povećati efikasnost svakog specifičnog odeljka i pasusa propratnog pisma za računovođe.
Svrha zaglavlja na vrhu pisma je da prenese vaše lične kontakt informacije, uključujući ime, adresu, broj telefona i imejl. Takođe pruža vizuelni brending koji bi trebalo da se poklapa sa CV-jem, pa nije loša ideja da zaglavlje vašeg CV-ja i propratnog pisma budu identična.
Vaše ime bi generalno trebalo da bude prvi i najveći element na stranici, koji pokazuje vaše samopouzdanje i čini vas upečatljivim kandidatom za posao. Ako se vaše propratno pismo odštampa i stavi na gomilu od još 10 drugih, trebalo bi da ga je lako pronaći kada se potraži vaše ime na vrhu.
Tradicionalni format za sva poslovna pisma uključuje povratnu poštansku adresu pošiljaoca. U današnje digitalno doba, poštanske adrese se ne smatraju uvek neophodnim, ali obično bi trebalo da budu uključene, osim ako nema razloga da se izostave. U najmanju ruku, trebalo bi da navedete grad i državu u kojoj živite.
Još jedna funkcija zaglavlja je da pruži prijatan vizuelni element na stranici koja bi se inače sastojala samo od blokova crnog teksta. Zaglavlje uvodi mogućnost uključivanja boje, možda vašu fotografiju, i elemente dizajna koji vašem pismu daju zanimljiviji izgled.
Cilj zaglavlja propratnog pisma: Istaknite se među brojnim drugim kandidatima za posao u računovodstvu sa prepoznatljivim zaglavljem koje identifikuje ko ste i kako vas regruteri mogu kontaktirati.
Usklađivanje stilova dokumenata
Vaš CV i propratno pismo trebalo bi vizualno da se podudaraju - tako što koristite iste fontove, veličine fontova i formatiranje. Trebalo bi da je očigledno na prvi pogled da su oba dokumenta od istog kandidata.
Ako su zaglavlje i stil teksta u vašem CV-ju i propratnom pismu potpuno različiti, izgledaće kao da ne možete da se odlučite za jedan vizuelni stil, ili smatrate da to nije važno. Ili, moglo bi izgledati kao da koristite stari CV koji šaljete svim poslodavcima, sa pismom koje ste upravo napisali koristeći vaš omiljeni novi font.
S druge strane, vizuelno privlačan stil i dizajn primenjeni na oba dokumenta demonstriraće vašu usmerenost na detalje i doslednost - znake urednosti, koja je ključna za jednog računovođu.
„Poštovani gospodine (ili Poštovana gospođo) Xxxxxxx“ je najjednostavnija i najpouzdanija formula za pisanje pozdrava. Ne možete pogrešiti sa ovim - osim ako ne napišete ime pogrešno ili promašite pol!
Međutim, doba elektronske pošte promenilo je mnoge konvencije koje su nekada smatrane neprikosnovenima, pa tako „Pozdrav“ ili „Zdravo“ često zamenjuju „Poštovani“. Proučite kompaniju kojoj se obraćate kako biste razumeli odgovarajući nivo formalnosti, s obzirom na imidž koji kompanija ima i poziciju za koju konkurišete. Takođe, pazite da ne budete previše neformalni u pismu koje pišete strancu koji ima moć da vam ponudi posao.
Pokušajte da se u svom pismu obratite stvarnoj osobi.
Uz retke izuzetke, gotovo je uvek najbolje da se u propratnom pismu obratite osobi po imenu. Postoji nekoliko razloga za to:
Ponude za posao često ne navode ime menadžera za poziciju koja se popunjava, ali bi bilo vredno truda da pozovete kompaniju i pitate ko je to.
Međutim, menadžeri koji vrše zapošljavanje ponekad više vole da ostanu anonimni, i kada pozovete kompaniju, može vam biti rečeno da nije potrebno navoditi imena. Ako je tako, poštujte želje kompanije i pronađite drugi način kako biste napisali pozdrav – „Dragi članovi odeljenja za ljudske resurse“, „Pozdrav za tim XYZ “ ili slično.
Cilj pozdrava u propratnom pismu: Započnite direktnim obraćanjem regruteru na prijateljski, profesionalan način.
Poštovana gospođo Rozić,
Pripremi se, pozor, piši! Prvi pasus vašeg pisma trebalo bi da sadrži jednu ili dve zanimljive, iskrene, efektne rečenice, koje preciziraju poziciju za koju se prijavljujete i pružaju brzi pregled onoga zbog čega biste bili odličan kandidat za taj posao. Uvod je, može se reći, najvažniji deo vašeg pisma jer je prvi. Svi znamo koliko prilika imamo da ostavimo prvi utisak. Svaka sitnica u vašem uvodu koja može odbiti čitaoca - greška u kucanju, nevešta prezentacija ili pogrešan ton vašeg glasa – će od samog početka ostaviti loš ukus u ustima vašeg sagovornika.
Uvod treba napisati živahnim i energičnim, ali profesionalnim jezikom, koji postavlja ton ostatka vašeg pisma. Nikada ne bi trebalo da bude dosadan ili bledunjav, niti bi trebalo da pređe granicu preterane bliskosti ili arogancije. Savršen uvod će naterati čitaoca da nastavi s čitanjem.
Postoji vodič za javni nastup koji se dobro primenjuje na pisanje: „Recite im šta ćete im reći, zatim im recite, pa im recite šta ste im rekli“. Uvod je deo gde „kažete šta ćete im reći“.
Cilj uvoda u propratno pismo: Ciljajte konkretne potrebe poslodavca vezane za zapošljavanje, naglašavajući vrednost koju biste doneli kao računovođa.
U svetu unajmnjivanja privremenih radnika, često je teško ne izgubiti iz vida novac. Nakon dvanaest godina rada u oblasti računovodstva za unajmnjivanje, na raspolaganju imam širok spektar finansijskih instrumenata i softverskih inovacija kojim obezbeđujem efektivan finansijski menadžemnt.
Ovo je deo gde im „ kažete“.
Telo vašeg propratnog pisma je vaša glavna prezentacija. Trebalo bi da sadrži dva do tri pasusa fokusirana na vaše radno iskustvo, vaša postignuća na radnom mestu, sve računovodstvene sertifikate koje posedujete, kao i veštine i strasti koje vas čine odličnim u vašem poslu. Dok pružate pregled svoje istorije zaposlenja, istaknite specifična poslovna postignuća. Budite što specifičniji - uključite činjenice, cifre i anegdote, koristeći snažne glagole koji ilustruju vaše dokazane uspehe.
U poslednjem pasusu tela vašeg pisma možete preći s priče o prošlosti na vaše ukupne veštine i druge kvalifikacije koje vas čine idealnim kandidatom za ovaj posao. Takođe, možete izneti argumente o tome kako će vaš doprinos konkretno pomoći kompaniji kojoj pišete. Uvek imajte na umu da svrha propratnog pisma nije da opiše zašto zaslužujete posao - cilj je da ubedite svoje sagovornike da možete pomoći u rešavanju njihovih problema i učiniti ih jačom kompanijom.
Cilj tela propratnog pisma: Izgradite poverenje regrutera u vaše sposobnosti kao izvanrednog računovođe.
Protok novca je od najvećeg značaja za svakog regrutera privremenih radnika. Kao akreditovani računovođa sa master diplomom iz oblasti poslovne administracije kao i računima iz Univerziteta u Nišu, projektovao sam sisteme, balansirao budžete, procenjivao rizike i vodio strategiju za tri vrhunska regrutera u proteklih deset godina sa više od 60% privremenih kandidata.
Sada želim da pređem u manju kompaniju u kojoj mogu da predvodim odeljenje. Koliko sam čuo, vaša kompanija proširuje svoje međunarodno poslovanje - imam četvorogodišnje iskustvo rada sa filijalama u Aziji i Evropi. Propisi se značajno razlikuju u različitim regionima i potreban vam je neko ko se uspešno snalazio u takvim okolnostima. Moj suprug je iz Hong Konga - čuo sam da bi tamo trebala da bude osnovana vaša prva filijala?
Evo nekih brojeva kao primer a imam još dosta toga sa vama da podelim tokom intervjua:
Regruteri su uvek rado sarađivali samnom jer znaju da ću uraditi sve što je mojoj moći da brže budu plaćeni. Ja sam posvećen timski igrač, pedantan planer i posebno obraćam pažnju na detalje.
Ježim se od same pomisli da napravim grešku.
Ovo je deo gde „kažete šta ste im rekli“. Završni pasus treba da predstavlja kratak rezime uvoda i tela vašeg pisma, a trebalo bi i da pozove čitaoca na akciju.
Na primer: „Da li bih mogao/mogla da vas pozovem sledeće nedelje kako bismo razgovarali o mogućnosti organizovanja intervjua?“
Pitanje poput ovog može da trgne vašeg sagovornika, koji će pomisliti: „Hm, ova osoba zaista želi odgovor“. Upravo je to efekat koji želite postići. Poslednje što želite je da menadžer koji zapošljava ostavi vaše pismo po strani i ništa ne preduzme povodom toga.
Tradicionalno zaključivanje poslovnih pisam svih vrsta, uključujući i propratna pisma, je jednostavno „S poštovanjem“, nakon čega sledi vaše ime. Fizički potpis nije neophodan, osim ako šaljete štampani primerak svog propratnog pisma.
Cilj zaključka propratnog pisma: Završite s pozivom na akciju, što u idealnom slučaju dovodi do razgovora za posao.
Ako vam je poterban računovođa koji je do najsitnijih detalja upućen u fininsije u oblasti regrutiranja, biće mi zadovoljstvo da sa vama podelim neke od svojih poslovnih tajni na intervjuu.
S poštovanjem,
Toma Stevanović
Ponekad pisanje ima za cilj da informiše, ponekad da zabavi, ali propratno pismo spada u kategoriju ubedljivog pisanja. Doslovno pokušavate da navedete svog čitaoca da na osnovu vašeg pisma preduzme nešto - i za to vam može biti potrebno određeno poznavanje psihologije. Psiholozi kažu da ljudski mozak funkcioniše na emocionalnom i racionalnom nivou. Emocionalna reakcija je obično brža i više automatska, ali je snažna jer nas dodiruje na ličnom nivou. Racionalna reakcija je sporija, promišljenija i više analitička - upravo ona reakcija koja vam je potrebna da bi neko razmotrio da vas pozove na razgovor.
Studije su pokazale da emocionalni pristup može da nas otvori za racionalni pristup, čime se postiže najbolje od oba pristupa.
Evo primera jezika propratnog pisma koji više cilja srce nego glavu:
„Ja sam tip osobe koja se sa oduševljenjem bavi brojevima. Izazovi u kojima uživam su organizovanje i analiza kompleksnih informacija i sastavljanje tačnih i relevantnih izveštaja - i zgrožava me i sama mogućnost da nekada mogu da pogrešim.“
Može se učiniti previše ličnim da potencijalnom poslodavcu kažete kako se osećate dok radite svoj posao, ali čitava svrha propratnog pisma je da čitaoca privučete svojom ličnošću. Ono pokazuje vašim sagovornicima da ste ljudsko biće i verovatnije je da će obratiti pažnju na deo u kojem prelazite na racionalnije izjave koje uključuju činjenice, brojke i anegdote.
Istražite svoju metu, od oglasa za posao do sajta i postova na društvenim mrežama, da biste videli kakav jezik kompanija koristi kada se obraća svojim klijentima. Zatim usvojite sličan ton - ne doslovnu kopiju, ali koristite isti nivo formalnosti ili opuštenosti.
Takođe, razmislite o svom položaju u odnosu na kompaniju. Da li ste student koji se prijavljuje za praksu ili tražite višu poziciju u računovodstvu u velikoj firmi? Pronađite odgovarajući ton u odnosu na to ko ste i kome se obraćate.
Samopouzdanje je uvek dobro, ali preterano samopouzdanje nikada nije korisno. Pokušajte da se stavite na mesto osobe kojoj se obraćate i pokušajte da zamislite šta bi ta osoba mislila o vašem pristupu.
Evo nekih grešaka koje ljudi često prave prilikom pisanja propratnih pisama:
Koristite profesionalni šablon za propratno pismo
Najbolji način da izbegnete potencijalno kobne greške u formatiranju je korišćenje profesionalnog šablona za propratno pismo. Na CVapp.rs nudimo desetine šablona za CV i propratna pisma, uz alat za njihovu izradu koji vas vodi kroz svaki korak.
Rezultat će biti PDF fajl koji je privlačno dizajniran, proveren u praksi i koristi odgovarajuće fontove. Prednost PDF-a je u tome što ga svi mogu čitati, a čuva i vaše formatiranje tako da pismo izgleda isto na ekranu primaoca kao i na vašem.