Kako napisati propratno pismo - stručni vodič [2023]

Kada u traženju posla sednu da razmisle o tome kako napisati propratno pismo, mnogi se preznoje od nervoze. Pisanje propratnog pisma za posao razlikuje se od CV-ja. Morate mu dati lični pečat i postaviti ton za vaše buduće razgovore.

U ovom vodiču, pokazaćemo vam trikove i strategije za pisanje kvalitetnog propratnog pisma za posao, koje će naterati menadžere pozicija za koje se konkuriše i regrutere da što pre pritisnu dugme za slanje poziva. Bilo da pišete propratno pismo za posao odmah nakon fakulteta ili za rukovodeću poziciju, istražićemo svaki aspekat:

• Upoznavanje sa formatom propratnog pisma
• Zašto je propratno pismo važno?
• Kako započeti propratno pismo
• Pisanje središnjeg dela propratnog pisma
• Kako završiti propratno pismo
• Kako napisati propratno pismo i izbeći greške

Istražite suštinu vaše motivacije u vašem propratnom pismu.

Za mnoge poslodavce, propratna pisma sadrže crte individualnosti i strasti koje formalna ograničenja CV-ja ne mogu preneti. Kada imate praznu stranicu koju treba popuniti, možete reći šta želite. Naravno, u okviru razumnih granica. Odlična propratna pisma izdvajaju suštinu kandidatove motivacije. Omogućavaju im da se direktno obrate menadžeru pozicije koja se popunjava u slobodnom formatu. Ne bi bilo teško objasniti motivaciju u propratnom pismu za poziciju tragača za kontaktima, na primer. Sve nas je pogodio COVID-19.

Format propratnog pisma

Iako će osnovna struktura većine propratnih pisama biti slična, postoji bezbroj nijansi u formatiranju propratnog pisma. Detaljno ćemo istražiti format propratnog pisma zajedno u ostatku ovog bloga. Za početak, evo primera formata propratnog pisma sa CVapp.rs koji je podeljen na pojedinačne komponente:

• Zaglavlje
• Pozdrav
• Uvod
• Središnji pasusi propratnog pisma (telo teksta)
• Zaključak

Zašto je propratno pismo važno?

Propratno pismo nadoknađuje slabe tačke CV-ja popunjavanjem praznina, dodavanjem konteksta i uspostavljanjem emocionalne veze sa menadžerom nadležnim za poziciju za koju se konkuriše. Na kraju, ali ne i najmanje važno, pomaže kandidatu da se istakne na današnjem konkurentnom tržištu rada.

Propratno pismo je podjednako važno kao i CV. I tačka.

Istraživanje koje je 2015. sproveo Jobvite pokazalo je da se pročita samo 10% propratnih pisama. Ako smatrate da će propratno pismo verovatno biti pročitano samo ako je CV pogodio prave tačke, da li je ova statistika zaista toliko korisna za jakog kandidata?

Da li znate koliko se nepromišljenih prijava podnosi za svaku poziciju, pri čemu kandidati imaju malo ili nimalo nade za uspeh? Baš mnogo. Sada stavite tih 10% propratnih pisama koja se čitaju u širi okvir. Zanimljivo.

Jedini put kada ne treba da šaljete propratno pismo je kada vam je izričito rečeno da to ne radite u opisu posla. Ako to nije slučaj, razmislite o tome kako da napišete svoje propratno pismo.

Kako započeti propratno pismo

Propratno pismo počinje sa tri glavna elementa. Zaglavlje, pozdrav u propratnom pismu i uvod u propratno pismo. Svaki od ovih elemenata ima svoju svrhu i funkciju, što ćemo istražiti u nastavku kada budemo objašnjavali kako napisati propratno pismo.

Ako sedite i zurite u prazan ekran pitajući se kako započeti propratno pismo, možete se utešiti činjenicom da niste sami. Definitivno će vam na pamet pasti nekoliko važnih pitanja o tome kako početi:

• Šta da stavim u zaglavlje propratnog pisma?
• Kako napisati pozdrav u propratnom pismu?
• Šta treba da uključim u uvod?
• Kakav ton treba da ima moje propratno pismo?
• Kako da budem siguran da je relevantno za opis posla?

Ne zanemarujte zaglavlje propratnog pisma

Ako poslodavac razmatra mogućnost da vas pozove na intervju, morate olakšati taj proces koliko god možete. Sistemi za praćenje kandidata očekuju da se vaši kontakt podaci (uključujući vaše puno ime, broj telefona, imejl i čak LinkedIn profil ako je potrebno) nalaze u zaglavlju propratnog pisma (ili blizu njega, u zavisnosti od dizajna propratnog pisma). Čak i prazan prostor koji zaglavlje stvara dovodi do toga da onaj ko čita na trenutak zastane pre nego što upije genijalnost vašeg pisma.

Kako napisati pozdrav u propratnom pismu

Nisam siguran koliko smo puta spomenuli ovo u našim različitim vodičima za propratna pisma, ali bitno je pravilno napisati osnovne stvari kako biste izbegli nepoželjna odvraćanja pažnje u čitanju. Pronalaženje pravilnog pozdrava uz prezime (ili naziv tima) ključno je za postavljanje pravog prvog utiska.

Većina pisama treba da počne varijacijom na temu „Poštovani g. Jovanoviću“, „Poštovani članovi tima“ ili „Poštovani članovi tima kompanije ABC“. Alternativno, „Dragi članovi porodice kompanije ABC“ ili „Pozdrav“ možda su bolje prilagođeni neformalnijoj kulturi. Baš kao što ne biste došli u odelu kada su svi ležerno obučeni, tako i vaš pozdrav treba da se slaže s kulturom kompanije.

Kako napisati uvod u propratnom pismu

Nakon pozdrava, prvi pasus je mesto gde stvari postaju ozbiljne. Da li vaš uvod u propratno pismo zaista zaslužuje da bude u trci za ovaj posao? Privucite njihovu pažnju, budite sažeti i naterajte ih da žele da nastave sa čitanjem.

Iznenadite ih nekim neverovatnim postignućem, uključite brojke za najsnažniji efekat ili navedite zvučno ime prethodnog poslodavca ili kako ste osvojili neku nagradu. Najvažnije je da sve to bude relevantno za dotičnu poziciju. Morate ih naterati da žele da nastave sa čitanjem. Iako je vaša karijera mnogo više od ove jedne rečenice, morate stvoriti određeni zamajac koji vodi ka tome da vas pozovu na intervju.

Uvodni pasus propratnog pisma treba da natera budućeg poslodavca da želi da sazna više. Bilo da navedete neki svoj impresivan doprinos, otkrijete neku ličnu priču ili jednostavno istaknete svoje godine iskustva, uvodne rečenice treba da budu nešto što će zakucati njihovu pažnju.

1. Koji je vaš uticaj na svet i kako je prepoznat?

„Zahvaljujući mom doprinosu u dizajniranju i proizvodnji više od 35 uređaja koje su koristili milioni pacijenata u poslednjoj deceniji, časopis „Inženjering” nedavno me je proglasio jednim od pet najboljih mašinskih inženjera u oblasti medicinskih uređaja“.

      2. Dodajte lične detalje koji objašnjavaju vaš jedinstveni značaj

Kao osoba sa blagom disleksijom koja nije dijagnostikovana tokom detinjstva, znam kako je osećati se izgubljeno i boriti se u tišini. Svako dete ima svoje probleme, velike ili male, a moja uloga kao asistenta u nastavi u osnovnoj školi je da koristim svoje veštine i empatiju kako bih olakšao njihov napredak.

Pismo od 300 reči - Kako napisati inicijalnu poruku menadžeru nadležnom za otvorenu poziciju (sa primerima). Poruka menadžeru koji je na početku procesa zapošljavanja zadužen za poziciju za koju se konkuriše može imati dva ishoda. Evo šta trebate da uradite da biste sebi obezbedili taj ključni intervju.

Središnji deo propratnog pisma

Nakon što ste napisali snažan uvodni odeljak, imate slobodu da istražite aspekte vaše karijere koje smatrate najrelevantnijim za poziciju u središnjem delu vašeg propratnog pisma (središnji pasusi propratnog pisma).

Središnji pasusi propratnog pisma treba da se zasnivaju na zahtevima za radnu poziciju. Objasnite zašto bi vaše zapošljavanje napravilo razliku. Koristite primere kako biste potkrepili svoje tvrdnje i budite sigurni u svoje reči.

Ovih par pasusa smatraće se centralnim delom vaše prijave. Pažljivo birajte svoje primere i reči. U propratnom pismu za poziciju tragača za kontaktima, trebalo bi da podelite primere situacija u kojima ste istrajali u teškom zadatku do kraja, primećivali sve detalje i nepokolebljivo verovali u ono što ste radili.

Korišćenje tačaka za nabrajanje u ovom odeljku može izazvati snažan utisak i omogućava vam da se osvrnete na različita postignuća na kratkom delu stranice. Slobodno koristite podebljane fontove u određenim odeljcima zaglavlja kako biste privukli pažnju. Stranica puna teksta je zapravo izuzetno teška za čitanje i obradu.

1. Ispitajte svoje motive zašto želite tu poziciju.

Moja najveća želja je da pomognem odraslima kod kojih su dijagnostikovani psihički poremećaji da izađu iz dugotrajne hospitalizacije i reintegrišu se u zajednicu. Kao nekome čija je majka ceo život patila od blage šizofrenije, ovo mi je posebno važno.

2. Postavite temelje za ono o čemu želite da diskutujete tokom potencijalnog razgovora.

Ono što me izdvaja je moja sposobnost prepoznavanja kombinacija ukusa (stečena tokom 18 meseci putovanja po Dalekom istoku) i moja inovativnost. Voleo bih da vam ispričam kako pripremam svoj galbi inspirisan korejsko-meksičkom kuhinjom.

3. Pišite iz perspektive onoga što poslodavcu zapravo treba.

Među ostalim izazovima, očekujete da vaši stažisti analiziraju medijsku pokrivenost, upravljaju društvenim mrežama vaših klijenata i pišu ubedljiva saopštenja za medije. Potrebne su vam osobe sa izoštrenim analitičkim umom, promišljenim pristupom povećanju društvene vidljivosti i čarobnim načinom izražavanja.

Kako navesti postignuća u propratnom pismu

Propratno pismo ne bi trebalo da bude spisak prethodnih odgovornosti ili dužnosti. Trebalo bi da se fokusira na postignuća i način na koji ste ih ostvarili. Kako navesti postignuća u propratnom pismu je dilema koja je zbunjivala mnoge tražioce posla. Sigurni smo da ćete to savladati uz pomoć kvalitetnog saveta i nekoliko odgovarajućih glagola koji iskazuju aktivnost.

• Kako možete dokazati da možete postići ključne indikatore učinka za vašu buduću ulogu?
• Koje priče želite detaljnije ispričati na razgovoru?
• Koje zadatke ste preuzeli i kako su rezultati koristili vašoj kompaniji?
• Koje različite vrste postignuća možete podeliti?
• Kako napisati motivaciono pismo sa snažnim glagolima koji iskazuju aktivnost.
• Šta možete reći o vremenskom okviru i kontekstu vaših postignuća?

Postignuće u propratnom pismu obično se sastoji od 3 dela:

• Glagol koji iskazuje aktivnost koji pokazuje moju veštinu.
• Specifičan zadatak koji sam završio.
• Merivi ishod za moju kompaniju.

Budite selektivni. Izaberite samo najrelevantnija postignuća koja želite da podelite. Sigurno ćete o njima detaljnije razgovarati tokom intervjua.

Odaberite najbolje glagole koji iskazuju aktivnost za vaše propratno pismo

Najbolja postignuća uvek počinju sa jedinstvenim glagolom koji iskazuje aktivnost. Izabrali smo više od 300 najuticajnijih glagola iz 15 različitih kategorija da bismo vam pomogli da izaberete najbolje glagole koji iskazuju aktivnost za vaše propratno pismo.

• Unapredite svoja postignuća koristeći sugestivni rečnik
• Izbegavajte klišeizirani ili pasivni jezik kako bi vaše propratno pismo bilo posebno
• Koristite „bolje“, ali slične glagole onima u opisu posla

Iskoristite u najvećoj meri tačke u propratnom pismu

Tačka u propratnom pismu je veoma moćno književno sredstvo u svakom delu uverljivog prodajnog teksta. Kada prodajete svoja postignuća potencijalnom poslodavcu (kada je prostor dragocen), ne postoji bolji način da prenesete merljive aspekte vaše prijave dok razmišljate kako da napišete motivaciono pismo.

Kada menadžer za zapošljavanje vidi tačke u propratnom pismu, očekuje da će pročitati impresivne brojeve i procente. To bi mogao da bude deo pisma koji im najduže ostaje u sećanju. Evo nekoliko primera:

• Dostupnost na polici u proseku 99,2%, a smanjenje ispod 0,5% (cilj 1%).
• Kreiran je nagrađivani sistem u oblaku za fakturisanje i praćenje aktivnosti za više od 800 privremenih radnika.
• Vodeći analitičar za spajanje i akvizicije u vrednosti od 850 miliona dolara na poslu američko-saudijske akvizicije prirodnih resursa.
• Godišnji porast prodaje od 120%, podstaknut porastom broja kupaca od 50% i prosečne vrednosti transakcije od 30%.

Nakon što pročita vaše tačke, poslodavac bi trebalo da ih u sebi odobri i zamisli što biste mogli da postignete zahvaljujući njima. Ako nisu uzbudljive, ne bi trebalo da budu tu.

Kako završiti propratno pismo?

Zaključak vašeg propratnog pisma je vaš poziv na akciju. Umjesto da izgubite inspiraciju pred krajem, važno je da podjednako razmišljate o tome kako završiti propratno pismo kao što  ste razmišljali o uvodu i središnjem delu.

• Postoji više osećanja kojima biste možda želeli da završite pismo.
• Važno je pronaći pravi ton kako biste završili na pravi način.
• Kako želite da se menadžer za zapošljavanje oseća nakon završetka propratnog pisma?
• Nije sramota reći da se radujete razgovoru.
• Šta mogu koristiti umesto „s poštovanjem“ ili „srdačni pozdrav“?

1. Proverite da li karakteristike odgovaraju ulozi koju ćete obavljati

Ja sam posvećeni timski igrač, pažljivo planiram i izuzetno pazim na detalje. Ježim se na samu pomisao da bih mogao da napravim grešku.

2. Stvorite sliku kako je raditi s vama

Kada pravim plan fizikalne terapije za igrača, vodim računa da je sveobuhvatno prilagođen njegovim potrebama. To se ne može postići bez intenzivnog ličnog i saosećajnog pristupa i zbog toga se i dalje osećam kao deo šireg tima. Kao da sam ponovo na terenu.

Srednji deo propratnog pisma izložio je uverljive argumente, a tačke su istakle neosporno impresivne činjenice. Zaključak nudi konačnu priliku da opišete neke od svojih ličnih karakteristika.