Najbolji format za propratno pismo za administrativne poslove
Organizacija je ključ za profesionalce u administrativnim poslovima, stoga pokažite svoje sposobnosti u dobro formatiranom propratnom pismu. Vaše pismo za prijavu treba da sadrži:
- Zaglavlje propratnog pisma
- Pozdrav / oslovljavanje
- Uvod u propratno pismo
- Središnje pasuse (telo pisma)
- Završni pasus vašeg propratnog pisma (zaključak i poziv na akciju)
Iako su ovi delovi standardni, ono što ćete uneti u njih nije. Pre nego što počnete, razmislite o svakoj kompaniji za koju planirate da se prijavite. Shvatite njenu kulturu i misiju. Saznajte sa koliko ljudi ćete raditi, ako je moguće. Sve ove informacije će oblikovati ton koji ćete koristiti i poruku koju odaberete da prenesete.
Propratna pisma su pojedinačni dokumenti
Šta to znači? Zapravo nećete kreirati samo jedno pismo, već mnoge varijacije na temu. Zašto? Iz dva glavna razloga:
- Svaki posao je drugačiji, a svako propratno pismo za administrativne poslove treba da prikaže to.
- Morate uzeti u obzir postojanje sistema za praćenje prijava u svakom delu vaše prijave, ne samo u vašem CV-ju. Zbog toga treba da koristite ključne reči i fraze i u vašem pismu.
Svaki put kada se prijavljujete za novi posao, pregledajte svoje propratno pismo i napravite sve neophodne izmene kako biste zadovoljili potrebe vašeg potencijalnog poslodavca.
Opširni vodič za propratna pisma je odlično štivo za opšte savete o pisanju propratnih pisama, ali ostatak ovog teksta se dublje bavi svakim pasusom i najboljim načinom na koji ono može da se sastavi.
Primer propratnog pisma za administrativne poslove prikazan u nastavku prikazuje kako da napravite svoju prijavu:
Poštovana gospođo Ribarević,
Hvala vam što ste odvojili vreme da pregledate materijale sadržane u mojoj prijavi.
Pošto sam pročitao da tražite kandidate za poziciju poslovnog sekretara, uveren sam da moje iskustvo i veštine savršeno odgovaraju tom radnom mestu. U zadnjih nekoliko godina sam radio kao poslovni sekretar u dve vrlo užurbane kancelarije u kojima sam koristio svoje veštine i prednosti da zaposlenima pružim vrhunsku pomoć. Vrlo sam vešt u radu na ispunjavanju administrativnih i činovničkih dužnosti kako bih osigurao nesmetan rad kompanije.
Moja ljubav prema organizovanju je ono što me je navelo da se opredelim za karijeru u oblasti administracije, a moji odlični dosadašnji rezultati u pozitivnom uticanju na produktivnost kompanije je ono što mi daje podstrek da tu ostanem. Budite uvereni da vrlo dobro razmem kakvu ključnu ulogu igra poslovni sekretar i želim da vašoj kompaniji pružim izvanrednu podršku i pomoć.
Da li bismo mogli da ugovorimo sastanak na kome bismo detaljnije diskutovali o ovoj ponudi? Molim vas da mi odgovorite što je pre moguće.
Srdačan pozdrav,
Jovan Martinović
Zaglavlje propratnog pisma
Iskoristite na najbolji način jedini dizajnerski element koji sadrži vaše propratno pismo za administrativni posao. Administrativni radnici treba uvek da budu mirni i staloženi u kancelariji. Atraktivno, čisto zaglavlje vam pomaže da uspostavite da ta slika bude vidljiva na prvi pogled.
To je dodatna korist zaglavlja, čija je glavna svrha da prikaže vaše kontakt informacije. Ovaj odeljak treba da sadrži vaše ime, imejl adresu i najbolji kontakt telefonu čitljivom fontu.
Iako želite da stvorite sliku koja se pamti zahvaljujući vašem zaglavlju, pre svega se pobrinite da bude čitljivo. Ne želite da postavljate prepreke na putu ka svom cilju. Pišete ovo pismo da biste obezbedili razgovor, stoga olakšajte regruterima da zakažu razgovor s vama.
Budite otvoreni za telefonski razgovor ili video sastanak. Pripremite se za njih na isti način kao i za razgovor uživo. Dobra stvar kod telefonskog razgovora je što se ne morate da se oblačite svečano i možete držati neke beleške ispred sebe kao podsetnik.
Cilj ovog odeljka: Postavite temelj za vaš imidž organizovanog profesionalca i pobrinite se da vaše kontakt informacije budu u prvom planu.
Pozdrav u propratnom pismu
Pozdrav u vašem propratnom pismu za administrativni posao se sastoji od nekoliko reči, ali one imaju težinu. Zašto? Ljudi se lakše opuste kada ih oslovljavate imenom. „Za svaku osobu je njeno ime je najslađi, i najvažniji zvuk na svakom jeziku“, jednom je rekao Dejl Karnegi, guru za lični razvoj i korporativnu edukaciju.
Zato bi trebalo da započnete imenom osobe zadužene za zapošljavanje ili, ako možete da saznate, imenom vašeg budućeg šefa. Osim ako sigurno ne znate da je neformalno obraćanje poput „zdravo“ primereno, držite se formalnijeg: „Poštovani gospodine/gospođo/gospođice prezime ” i tri puta proverite da li ste ispravno napisali ime i titulu.
Ako ne možete da otkrijete ime osobe zadužene za zapošljavanje, u redu je napisati „nadležnom licu“. „Poštovani time ______“ je prihvatljivo ako znate da se to uklapa u korporativnu kulturu.
Tekst šablona propratnog pisma koji je prikazan u nastavku sadrži „Poštovani gospodine/gospođo/gospođice prezime, “ jer sa tom tradicionalnom formom pozdrava teško možete pogrešiti.
Cilj pozdrava u propratnom pismu: Uložite dodatni napor da privučete pažnju osobe zadužene za zapošljavanje tako što ćete saznati njeno ime i koristiti ga kako biste privukli njenu pažnju.
Poštovana gospođo Ribarević,
Uvod u propratno pismo
Uloga administrativnog osoblja neprestano se menja. Veštačka inteligencija (VI) može da obavlja neke od poslova koji su se nekad radili ručno. Upečatljivo propratno pismo za administrativni posao koristi uvod kako bi istaklo šta vi možete da uradite a VI ne može.
Praćenje klijenata, programerske veštine, bavljenje ličnostima i prioritetima u kancelariji, pa čak i tumačenje podataka koje računari obrađuju su veštine koje VI ne može da obavlja, ističe FastFuture. Fokusirajte se u svom uvodu na ove visokospecijalizovane zadatke i pokažite kako učite i razvijate se u ulozi iz budućnosti. Morate samo da odgovorite na pitanje: „Zašto bih vas zaposlio? “ tako što ćete jasno staviti do znanja da vaša vrednost daleko nadmašuje javljanje na telefon ili zakazivanje sastanaka.
Ako ovde ne možete ubediti regrutera da ćete biti odličan dodatak timu, nećete proći selekciju.
Cilj uvoda u propratno pismo: Istaknite veštine visokog nivoa koje vas čine pravom dodatnom vrednošću za kompaniju.
Hvala vam što ste odvojili vreme da pregledate materijale sadržane u mojoj prijavi.
Središnji deo propratnog pisma za administrativni posao (telo teksta)
Nakon što ste ih oduševili glavnom porukom, imate prostora da to potkrepite izvanrednim primerima iz vaše karijere. Objasnite zašto želite baš ovaj posao, zatim iskoristite uspehe u karijeri da tačno pokažete kako nećete samo održavati nesmetan rad kancelarije, već ćete poboljšavati procese i preuzimati nove zadatke.
Dok sastavljate najbolje trenutke vaše karijere, pobrinite se da prikazuju situacije kada je trebalo završiti 25 zadataka u narednih 5 minuta ili bi kancelarija eksplodirala! U redu, možda je to preterivanje (možda i nije), ali želite da pokažete da možete da se nosite sa najtežim situacijama s lakoćom.
Tačke su odličan način da istaknete nekoliko važnih uspeha: štede prostor (možete da izostavite nepotrebne fraze poput „na mom poslednjem radnom mestu uspeo sam“ i odmah početi sa rečju koja iskazuje aktivnost) i razbijaju velike blokove teksta.
Pokušajte da pokažete svoju ličnost kroz priče koje odaberete i jezik koji koristite. Takođe, zapamtite da telo vašeg pisma pruža prostor za dodavanje detalja i podataka koji se nisu uklopili u vaš CV.
Pročitajte šablon propratnog pisma ispod kako biste videli jedan način na koji možete da postignete ovo.
Cilj središnjeg dela vašeg propratnog pisma: Učvrstite regruterov utisak o vama kao osobi koja može da obavlja više zadataka odjednom, ostaje mirna pod pritiskom i otkrijte deo vaše ličnosti.
Pošto sam pročitao da tražite kandidate za poziciju poslovnog sekretara, uveren sam da moje iskustvo i veštine savršeno odgovaraju tom radnom mestu. U zadnjih nekoliko godina sam radio kao poslovni sekretar u dve vrlo užurbane kancelarije u kojima sam koristio svoje veštine i prednosti da zaposlenima pružim vrhunsku pomoć. Vrlo sam vešt u radu na ispunjavanju administrativnih i činovničkih dužnosti kako bih osigurao nesmetan rad kompanije.
Moja ljubav prema organizovanju je ono što me je navelo da se opredelim za karijeru u oblasti administracije, a moji odlični dosadašnji rezultati u pozitivnom uticanju na produktivnost kompanije je ono što mi daje podstrek da tu ostanem. Budite uvereni da vrlo dobro razmem kakvu ključnu ulogu igra poslovni sekretar i želim da vašoj kompaniji pružim izvanrednu podršku i pomoć.
Kako završiti propratno pismo za administrativni posao (zaključak i pozdrav)aj)
Zapaženo propratno pismo za administrativni posao završava se tonom koji ne ostavlja nikakvu sumnju u mislima regrutera da zaslužujete razgovor. Pokažite da ste uvereni da ćete imati kancelariju pod kontrolom i da ćete olakšati rad svima kojima pružate podršku.
Ponovno navedite zbog čega ste odličan izbor za posao. Zatim dodajte lični pečat. Pokušajte detaljno da objasnite zašto želite da radite za kompaniju (ne škodi da je malo pohvalite, ali nemojte joj laskati) ili izrazite zadovoljstvo koje osećate nakon dobro obavljenog posla. Ne morate sve reći. Sačuvajte neko odlično pitanje za vaš razgovor.
Završite sa zahtevom za razgovor punim poštovanja i zaključite pismo rečima „S poštovanjem“ ili „Srdačan pozdrav“.
Cilj ovog dela: Podsetite regrutera zašto ste odličan kandidat i zatražite razgovor.
Da li bismo mogli da ugovorimo sastanak na kome bismo detaljnije diskutovali o ovoj ponudi? Molim vas da mi odgovorite što je pre moguće.
Srdačan pozdrav,
Jovan Martinović
